SURAT NIAGA

SURAT-SURAT NIAGA

Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba.

Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan lain-lain.

Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang sangat penting, sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat menyurat. Adapun surat-surat niaga adalah sebagai berikut:

1.        Surat Perkenalan

Surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan–keterangan selengkapnya.

Syarat untuk membuat surat perkenalan ialah:

1.    Pergunakanlah bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat tetapi padat.

2.    Perlu memperkenalkan:

a.    Nama perusahaan.

b.    Alamat perusahaan dan nomor telepon.

c.    Bidang usaha.

d.    Manfaat atas barang yang diperkenalkan.

3.    Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.

4.    Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.

5.    Jika surat perkenalan dimaksudkan untuk mengikuti tender, perlu dilampirkan:

a.    Surat rekomendasi dari bank (garansi bank).

b.    Surat rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasinya.

c.    Susunan pengurus perusahaan.

2.        Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon pembeli atau

organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya. Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran ialah :

a.      Menetapkan barang yang diperlukan.

b.      Menentukan kapan barang diperlukan.

c.      Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

d.      Menanyakan diskon.

e.      Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog atau monster barang yang diperlukan.

                 

3.        Surat Penawaran

Adakalanya suatu persaingan akan memaksa penjual untuk menawarkan dagangannya. Untuk menawarkan dagangannya itu agar dapat ditempuh beberapa cara. Salah satu caranya adalah dengan mengirimkan surat penawaran atau offerta. Penawaran itu dapat dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli. Disamping itu, dapat juga penjual sendiri yang harus aktif menawarkan dagangannya supaya dikenal oleh umum (atas inisiatif sendiri).

Surat penawaran sering juga disebut dengan surat jual. Surat jual merupakan surat yang memuat atau menawarkan barang-barang yang hendak dijual. Oleh karena itu, surat penawaran tidak harus dibuat berdasarkan permintaan pembeli.

Cara Menyusun Surat Penawaran :

Hendaknya disusun sebaik-baiknya agar menarik perhatian pembeli.

Harus memuat keterangan-keterangan yang lengkap dan jelas agar pembeli tidak ragu-

ragu untuk membeli barang yang ditawarkan kepadanya.

 Jika perlu, dikirimkan contoh barang yang ditawarkan agar pembeli merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan dibelinya.

Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman dan penyerahan barang Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan Menyebutkan apakah harga sudah termasuk pajak-pajak (PPN).

Umumnya surat penawaran memuat:

a.    nama dan macam barang;

b.   kualitas barang;

c.    banyaknya barang;

d.   harga satuan;

e.    syarat penyerahan barang;

f.    syarat pembayaran;

g.    sifat penawaran.

Penyusunan surat penawaran berpedoman pada hal-hal berikut:

1). Hubungkanlah jawaban tersebut dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaannya.

2). Berikanlah keterangan-keterangan yang jelas tentang barang-barang yang ditawarkan secara terperinci.

3). Lampirkanlah keterangan-keterangan yang dapat menunjang keberhasilan penawaran, misalnya brosur-brosur.

4). Akhirilah surat dengan ucapan terima kasih dan nyatakan penghargaan atas perhatiannya.

4.        Surat Pesanan & Balasannya

Surat pesanan adalah surat yang dikirimkan calon pembeli kepada penjual untuk membeli barang atau jasa yang diperlukan.

Surat pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli dan memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual pun berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk menunjukkan kesanggupan kepada pihak penjual.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan:

a.      Apakah persediaan uang cukup atau tidak

b.      Apakah barang yang dipesan sesuai kebutuhan

c.      Bagaimana dengan syarat pembayaran

d.      Bagaimana cara pengiriman dan penyerahannya.

5.        Surat Tuntutan/Klaim

Surat klaim adalah surat yang sifatnya pemberitahuan pihak penjual yang isinya mengenai penerimaan barang karena tidak sesuai dengan pesanan. Surat klaim biasanya disertai dengan permintaan ganti rugi.

Dasar pembuatan surat klaim:

a.      Pengiriman barang terlambat

b.      Barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan

c.      Adanya kerusakan barang yang dikirim

d.      Adanya kekurangan barang yang dikirim (baik beratnya maupun jumlah)

e.      Adanya kesalahan mutu atau kualitas barang yang dikirim

6.        Surat Tagihan

Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak pembeli ketika pembeli belum memenuhi kewajibannya membayar uang atas barang-barang yang diterimanya, walaupun jangka waktu pembayaran sudah melampaui batas waktu yang sudah disepakati bersama.

Bahasa yang digunakan dalam menuliskan surat penagihan haruslah sopan dan ramah, mencerminkan maksud yang pasti dan tindakan yang hati-hati. Jika hal tersebut diperhatikan, kemungkinan akan berhasil tanpa merugikan hubungan baik yang telah dibina sebelumnya. Pemakaian bahasa yang baik dimaksudkan supaya kreditur tidak hanya memperoleh uangnya, tetapi juga mempertahankan goodwill atau hubungan baiknya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila membuat surat penagihan antara lain:

a.    Mempergunakan kata-kata yang sopan dan ramah.

b.    Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai: 1). Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya;

2).  Jumlah uang yang belum dilunasi;

3). Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi pembayaran faktur tersebut yang tercantum dalam surat perjanjian sebelumnya.

43                                                                                           Korespondensi Bahasa Indonesia

c.    Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat surat penagihan pertama yang sifatnya mengingatkan pembeli.

d.   Apabila surat penagihan pertama belum mendapatkan jawaban, penjual dapat menyusulkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama.

e.    Apabila surat penagihan kedua ini pun belum mendapatkan jawaban yang memuaskan, kreditur dapat membuat surat tagihan ketiga yang sifatnya penegasan dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama dan kedua.

f.    Apabila surat tagihan ketiga ini pun belum mendapatkan jawaban sebagimana mestinya, kreditur membuat surat tagihan keempat dengan terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada pengadilan setempat dan membuat surat tuntutan atau gugatan.

7.        Dokumen Niaga

a.    Faktur

Faktur adalah ikhtisar sejumlah barang yang sudah dikirim kepada pemesan. Faktur terdiri atas bagian-bagian kepala faktur, tanggal, nomor, alamat tujuan, isi dan perincian barang, tanda tangan, dan penutup (biasanya menyatakan faktur tersebut telah dilunasi).

Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai faktur adalah sebagai berikut:

a.    Harus dibuat atas nama pemohon kredit (pembeli), kecuali ada ketentuan lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.

b.    Keterangan-keterangan barang pada faktur harus sama dan sesuai dengan keterangan-keterangan yang tertera dalam surat pesanan.

c.    Keterangan tentang harga pokok, potongan, nomor pokok wajib pajak (NPWP), materai seperlunya dan mencantumkan petunjuk tertentu.

d.    Faktur dianggap sah bila ditandatangani oleh yang berhak menjual atau kuasanya dan dibubuhi stempel oleh penjual.

e.    Pada umumnya faktur dibuat rangkap tiga dengan perincian penggunaan sebagai berikut: salinan berwarna diberikan sebagai arsip bagian penjualan, untuk pembeli barang yang sudah melunasi pembayarannya, dan untuk laporan keuangan pada bagian penjualan.

b.    Kuitansi

Kuitansi adalah tanda penerimaan pembayaran atau bukti pembayaran yang dikeluarkan atau diberikan oleh yang menerima uang. Pihak yang membayar atau menerima kuitansi biasanya dibebankan tambahan pembayaran materai sebanyak yang ditentukan oleh peraturan. Kuitansi biasanya ditulis dengan beberapa rekaman karbon sesuai dengan keperluan.

Di dalam kuitansi harus memuat:

a.    nomor kuitansi;

b.    nama orang yang membayar dan alamatnya;

c.    jumlah orang yang dibayarnya (dinyatakan dalam huruf dan angka);

d.    tujuan pembayaran;

e.    tempat dan tanggal pengeluaran kuitansi;

f.     tanda tangan yang menerima.

C.   Packing List

Packing list disebut juga dengan daftar perincian harga barang. Daftar perincian harga barang adalah suatu data yang berguna untuk mengetahui jenis barang yang sudah dikirimkan, berat dan isinya, serta dapat dijadikan petunjuk bagi petugas bea cukai pada saat pemeriksaan. Daftar perincian barang biasanya berbentuk kolom-kolom yang berisikan: nomor faktur, nomor peti; isi atau nama barang; ukuran peti; berat (neto atau bruto). 

(SUMBER kORESPONDENSI BAHASA INDONESIA-LPBM STMIK TEKNOKRAT)