SURAT SEKRETARIS

SURAT SEKRETARIS

Pengertian Surat Sekretaris

Surat sekretaris adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial, dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga punya wewenang untuk menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani surat-surat intern ketatausahaan seperti:

1.        Surat Undangan

a.        Pengertian Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru.

b.        Tatacara Menulis Surat Undangan

Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis adalah sebagai berikut:

a.    Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah dicetak maupun yang diketik.

b.    Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya.

c.    Perlu mencantumkan perihal surat.

d.    Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan undangan.

e.    Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan.

f.     Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas undangan tersebut.

c.         Menulis Surat Undangan di Kartu

Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai ukuran) atau dengan menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan dan gaya bahasa yang baik dan menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata.

d.        Menyampaikan Surat Undangan

Surat undangan biasanya disampaikan sebelum acara dilaksanakan. Lazimnya tiga hari atau seminggu sebelum acara dimulai. Maksudnya agar mereka yang diundang dapat mempersiapkan diri dan dapat mengambil keputusan dengan pertimbangan baik, apakah mereka dapat atau tidak memenuhi undangan tersebut.

Surat undangan dapat disampaikan melalui pos atau diantarkan langsung oleh petugas khusus. Hal ini bergantung pada letak jarak antara pengirim undangan.

27                                                                                           Korespondensi Bahasa Indonesia

2.        Surat Ucapan

Pada dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat, permintaan maaf, maupun ucapan turut berduka cita, sama dengan penulisan surat-surat yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat.

Surat ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas biasa atau pada selembar kartu. Surat ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan atau atas nama pribadi. Surat ucapan atas nama pribadi tentunya tidak menggunakan kepala surat. Tulislah surat ucapan dengan bahasa yang menarik dan takzim.

3.         Surat Referensi

Surat referensi adalah surat yang isinya menyatakan hal-hal atau fakta yang menyangkut suatu badan usaha atau instansi. Surat referensi ini dibuat oleh suatu badan atau instansi atas permintaan suatu badan atau instansi lain yang memerlukannya.

Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat referensi sangat diperlukan. Gunanya adalah untuk membantu kreditur agar memperoleh gambaran atau informasi mengenai keadaan calon pembeli, misalnya mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang.

Sama halnya dengan surat-surat yang lain, surat referensi juga memiliki isi dengan bagian-bagian surat yang lengkap. Isi surat referensi harus disusun sebaik mungkin agar menimbulkan kesan sopan dan baik dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang ada.

4.         Memo dan Nota

Adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan intern kantor/organisasi, pada umumnya tidak mencantumkan identitas kantor secara lengkap.

5.        Surat Pemberitahuan, Pengumuman, dan Edaran

a.   Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.

Jenis-jenis surat pemberitahuan:

1.    Pemberitahuan nomor telepon

2.    Pindah alamat

3.    Pembukaan kantor cabang baru

4.    Perubahan harga

5.    Perubahan rekening nasabah bank

6.    Penaikan dan penyusutan suku bunga bank

7.    Pemberitahuan posisi saham

Bagi suatu organisasi, surat pemberitahuan dapat dipakai untuk sasaran intern maupun sasaran ekstern.

Jika dari latar belakang penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam :

a.       Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengiriman surat.

b.       Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atas balasan surat yang telah diterima sebelumnya oleh pengirim berita.

Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut:

1.    Pembukaan, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah pokok surat.

2.    Isi, yaitu rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang diberitahukan.

3.    Penutup, yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas pemberitahuan yang diterimanya.

b.   Surat Pengumuman

Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu unit.

Bagian-bagian surat pengumuman adalah sebagai berikut:

1.    Bagian kepala surat memuat nama dan alamat yang memberikan pengumuman, petunjuk, pengumuman, nomor pengumuman dan perihal pengumuman.

2.    Bagian isi memuat isi pengumuman

3.    Bagian kaki memuat tanggal dan bulan pengumuman nama, dan jabatan penanggung jawab yang memberikan pengumuman.

Perbedaan surat pengumuman dan surat pemberitahuan terletak pada pemilihan bentuk, cara penyampaian, kelengkapan notasinya serta sifat suratnya. Surat pemberitahuan pada umumnya:

1.    Menggunakan bentuk perihal, sedangkan pengumuman menggunakan sistem judul.

2.    Pemberitahuan  langsung  kepada  orang  yang  dituju,  sedangkan  pengumuman

umumnya disampaikan dengan cara menempel pada papan pengumuman atau memasangnya sebagai iklan disurat kabar.

3.    Ada beberapa surat pemberitahuan yang mencantumkan notasi tembusan, sedangkan dalam pengumuman tidak.

4.    Ada beberapa pemberitahuan yang isinya rahasia sedangkan pengumuman tidak rahasia.

c.    Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan.

Bentuk surat edaran dapat dibedakan menjadi 2 macam :

1.       Surat edaran umum

2.       Surat edaran khusus

  (SUMBER: KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA-LPBM STMIK TEKNOKRAT)