SURAT SEKRETARIS
Pengertian
Surat Sekretaris
Surat sekretaris adalah surat-surat rutin yang
terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial, dan pemerintah. Peran
sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai pengonsep surat yang harus
ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga punya wewenang untuk
menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu ditandatangani oleh
pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani surat-surat intern
ketatausahaan seperti:
1.
Surat Undangan
a.
Pengertian
Surat Undangan
Surat
Undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan
seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu
yang telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan,
misalnya undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan
usaha baru.
b.
Tatacara
Menulis Surat Undangan
Adapun
tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis adalah sebagai
berikut:
a.
Perlu
menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah dicetak maupun yang diketik.
b.
Perlu
mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya.
c.
Perlu
mencantumkan perihal surat.
d.
Mencantumkan
nama orang yang hendak diberikan undangan.
e.
Mencantumkan
hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan.
f.
Surat
undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas
undangan tersebut.
c.
Menulis
Surat Undangan di Kartu
Surat
undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai ukuran) atau dengan
menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan menggunakan kartu, haruslah
dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan dan gaya bahasa yang baik dan
menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut.
Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata.
d.
Menyampaikan
Surat Undangan
Surat
undangan biasanya disampaikan sebelum acara dilaksanakan. Lazimnya tiga hari
atau seminggu sebelum acara dimulai. Maksudnya agar mereka yang diundang dapat
mempersiapkan diri dan dapat mengambil keputusan dengan pertimbangan baik,
apakah mereka dapat atau tidak memenuhi undangan tersebut.
Surat undangan dapat
disampaikan melalui pos atau diantarkan langsung oleh petugas khusus. Hal ini
bergantung pada letak jarak antara pengirim undangan.
27 Korespondensi
Bahasa Indonesia
2.
Surat Ucapan
Pada
dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat, permintaan maaf, maupun ucapan
turut berduka cita, sama dengan penulisan surat-surat yang telah dijelaskan
sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat.
Surat
ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas biasa atau pada selembar kartu.
Surat ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan atau atas nama pribadi. Surat
ucapan atas nama pribadi tentunya tidak menggunakan kepala surat. Tulislah
surat ucapan dengan bahasa yang menarik dan takzim.
3.
Surat Referensi
Surat
referensi adalah surat yang isinya menyatakan hal-hal atau fakta yang
menyangkut suatu badan usaha atau instansi. Surat referensi ini dibuat oleh
suatu badan atau instansi atas permintaan suatu badan atau instansi lain yang
memerlukannya.
Dalam
suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat referensi sangat diperlukan. Gunanya
adalah untuk membantu kreditur agar memperoleh gambaran atau informasi mengenai
keadaan calon pembeli, misalnya mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang
piutang.
Sama
halnya dengan surat-surat yang lain, surat referensi juga memiliki isi dengan
bagian-bagian surat yang lengkap. Isi surat referensi harus disusun sebaik
mungkin agar menimbulkan kesan sopan dan baik dan memuat informasi yang sesuai
dengan fakta yang ada.
4.
Memo dan Nota
Adalah
surat yang dipergunakan untuk keperluan intern kantor/organisasi, pada umumnya
tidak mencantumkan identitas kantor secara lengkap.
5.
Surat Pemberitahuan, Pengumuman, dan
Edaran
a. Surat
Pemberitahuan
Surat
pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam
lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.
Jenis-jenis
surat pemberitahuan:
1.
Pemberitahuan
nomor telepon
2.
Pindah
alamat
3.
Pembukaan
kantor cabang baru
4.
Perubahan
harga
5.
Perubahan
rekening nasabah bank
6.
Penaikan
dan penyusutan suku bunga bank
7.
Pemberitahuan
posisi saham
Bagi suatu organisasi,
surat pemberitahuan dapat dipakai untuk sasaran intern maupun sasaran ekstern.
Jika dari latar belakang
penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam :
a.
Pemberitahuan
yang isinya merupakan inisiatif pengiriman surat.
b.
Pemberitahuan
yang isinya merupakan jawaban atas balasan surat yang telah diterima sebelumnya
oleh pengirim berita.
Struktur surat pemberitahuan
sebagai berikut:
1.
Pembukaan,
yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah pokok surat.
2.
Isi,
yaitu rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang
diberitahukan.
3.
Penutup,
yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan
perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas pemberitahuan yang diterimanya.
b. Surat
Pengumuman
Surat
Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman mengenai sesuatu hal yang perlu
diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu unit.
Bagian-bagian
surat pengumuman adalah sebagai berikut:
1.
Bagian
kepala surat memuat nama dan alamat yang memberikan pengumuman, petunjuk,
pengumuman, nomor pengumuman dan perihal pengumuman.
2.
Bagian
isi memuat isi pengumuman
3.
Bagian
kaki memuat tanggal dan bulan pengumuman nama, dan jabatan penanggung jawab
yang memberikan pengumuman.
Perbedaan
surat pengumuman dan surat pemberitahuan terletak pada pemilihan bentuk, cara
penyampaian, kelengkapan notasinya serta sifat suratnya. Surat pemberitahuan
pada umumnya:
1.
Menggunakan
bentuk perihal, sedangkan pengumuman menggunakan sistem judul.
2.
Pemberitahuan langsung
kepada orang yang
dituju, sedangkan pengumuman
umumnya disampaikan
dengan cara menempel pada papan pengumuman atau memasangnya sebagai iklan
disurat kabar.
3.
Ada
beberapa surat pemberitahuan yang mencantumkan notasi tembusan, sedangkan dalam
pengumuman tidak.
4.
Ada
beberapa pemberitahuan yang isinya rahasia sedangkan pengumuman tidak rahasia.
c. Surat
Edaran
Surat
edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang
cara pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada
bawahan atau karyawan.
Bentuk
surat edaran dapat dibedakan menjadi 2 macam :
1.
Surat
edaran umum
2.
Surat
edaran khusus
TUGAS TANGGAL 14 DESEMBER 2015
1. Carilah penjelasan yang berhubungan dengan memo dan nota yang berhubungan dengan tugas seorang sekretaris. Sertakan contoh 2 memo dan 2 nota.
2. Tulislah sebuah pengumuman yang berasal dari sebuah lembaga yang berisi hari libur dalam waktu tertentu.
TUGAS TANGGAL 21 DESEMBER 2015
1. Buatlah sebuah surat pemberitahuan berbentuk resmi baru dari sebuah lembaga ke lembaga lain yang isinya perpindahan alamat lembega tersebut.
SURAT-SURAT NIAGA
Surat
niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan
serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari
laba. Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau
usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan
lain-lain. Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang sangat penting,
sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi
banyak dilakukan dengan surat menyurat. Adapun surat-surat niaga adalah sebagai
berikut:
1.
Surat Perkenalan
Surat
yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya
memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai
keterangan–keterangan selengkapnya. Syarat untuk membuat surat perkenalan
ialah:
1. Pergunakanlah bahasa yang sopan dan
hormat, jelas, singkat tetapi padat.
2. Perlu memperkenalkan:
a. Nama perusahaan.
b. Alamat perusahaan dan nomor telepon.
c. Bidang usaha.
d. Manfaat atas barang yang
diperkenalkan.
3. Kapan perusahaan itu mulai bergerak
dalam usahanya.
4. Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa
barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.
5. Jika surat perkenalan dimaksudkan
untuk mengikuti tender, perlu dilampirkan:
a. Surat rekomendasi dari bank (garansi
bank).
b. Surat rekomendasi dari instansi yang
telah menjadi relasinya.
c.
Susunan pengurus perusahaan.
2.
Surat Permintaan Penawaran
Surat
permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon pembeli
atau organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta
harganya. Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran ialah
:
a. Menetapkan barang yang diperlukan.
b. Menentukan kapan barang diperlukan.
c. Menanyakan syarat pembayaran dan
syarat penyerahan barang.
d. Menanyakan diskon.
e.
Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog atau monster barang yang
diperlukan.
3.
Surat Penawaran
Adakalanya
suatu persaingan akan memaksa penjual untuk menawarkan dagangannya. Untuk
menawarkan dagangannya itu agar dapat ditempuh beberapa cara. Salah satu
caranya adalah dengan mengirimkan surat penawaran atau offerta. Penawaran
itu dapat dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli.
Disamping itu, dapat juga penjual sendiri yang harus aktif menawarkan
dagangannya supaya dikenal oleh umum (atas inisiatif sendiri). Surat penawaran
sering juga disebut dengan surat jual. Surat jual merupakan surat yang memuat
atau menawarkan barang-barang yang hendak dijual. Oleh karena itu, surat
penawaran tidak harus dibuat berdasarkan permintaan pembeli. Cara Menyusun
Surat Penawaran :
Hendaknya disusun sebaik-baiknya agar
menarik perhatian pembeli.
Harus memuat keterangan-keterangan yang
lengkap dan jelas agar pembeli tidak ragu-ragu untuk membeli barang yang
ditawarkan kepadanya.
Jika perlu, dikirimkan contoh barang
yang ditawarkan agar pembeli merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan
dibelinya.
Menjamin ketentuan harga, cara
pengiriman dan penyerahan barang
Memberikan potongan harga dengan syarat
pembayaran yang mudah dan ringan
Menyebutkan
apakah harga sudah termasuk pajak-pajak (PPN).
Umumnya
surat penawaran memuat:
a. nama dan macam barang;
b. kualitas barang;
c. banyaknya barang;
d. harga satuan;
e. syarat penyerahan barang;
f. syarat pembayaran;
g.
sifat penawaran.
Penyusunan
surat penawaran berpedoman pada hal-hal berikut: 1). Hubungkanlah jawaban
tersebut dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaannya. 2).
Berikanlah keterangan-keterangan yang jelas tentang barang-barang yang
ditawarkan secara terperinci. 3). Lampirkanlah keterangan-keterangan yang dapat
menunjang keberhasilan penawaran, misalnya brosur-brosur. 4). Akhirilah surat
dengan ucapan terima kasih dan nyatakan penghargaan atas perhatiannya.
4.
Surat Pesanan & Balasannya
Surat
pesanan adalah surat yang dikirimkan calon pembeli kepada penjual untuk membeli
barang atau jasa yang diperlukan. Surat pesanan dapat digolongkan sebagai surat
beli dan memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual pun berusaha
menanggapi isi surat tersebut untuk menunjukkan kesanggupan kepada pihak
penjual. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan:
a. Apakah persediaan uang cukup atau
tidak
b. Apakah barang yang dipesan sesuai
kebutuhan
c. Bagaimana dengan syarat pembayaran
d.
Bagaimana cara pengiriman dan penyerahannya.
5.
Surat Tuntutan/Klaim
Surat
klaim adalah surat yang sifatnya pemberitahuan pihak penjual yang isinya
mengenai penerimaan barang karena tidak sesuai dengan pesanan. Surat klaim
biasanya disertai dengan permintaan ganti rugi. Dasar pembuatan surat klaim:
a. Pengiriman barang terlambat
b. Barang yang dikirim tidak sesuai
dengan pesanan
c. Adanya kerusakan barang yang dikirim
d. Adanya kekurangan barang yang dikirim
(baik beratnya maupun jumlah)
e.
Adanya kesalahan mutu atau kualitas barang yang dikirim
6.
Surat Tagihan
Surat
penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak pembeli
ketika pembeli belum memenuhi kewajibannya membayar uang atas barang-barang
yang diterimanya, walaupun jangka waktu pembayaran sudah melampaui batas waktu
yang sudah disepakati bersama. Bahasa yang digunakan dalam menuliskan surat
penagihan haruslah sopan dan ramah, mencerminkan maksud yang pasti dan tindakan
yang hati-hati. Jika hal tersebut diperhatikan, kemungkinan akan berhasil tanpa
merugikan hubungan baik yang telah dibina sebelumnya. Pemakaian bahasa yang
baik dimaksudkan supaya kreditur tidak hanya memperoleh uangnya, tetapi juga
mempertahankan goodwill atau hubungan baiknya. Ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan apabila membuat surat penagihan antara lain:
a.
Mempergunakan kata-kata yang sopan dan ramah.
b.
Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai:
1).
Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya; 2). Jumlah uang
yang belum dilunasi; 3). Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi
pembayaran faktur tersebut yang tercantum dalam surat perjanjian sebelumnya.
c.
Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat surat penagihan pertama
yang sifatnya mengingatkan pembeli.
d.
Apabila surat penagihan pertama belum mendapatkan jawaban, penjual dapat
menyusulkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan
pertama.
e.
Apabila surat penagihan kedua ini pun belum mendapatkan jawaban yang memuaskan,
kreditur dapat membuat surat tagihan ketiga yang sifatnya penegasan dengan
melampirkan fotokopi surat tagihan pertama dan kedua.
f.
Apabila surat tagihan ketiga ini pun belum mendapatkan jawaban sebagimana
mestinya, kreditur membuat surat tagihan keempat dengan terpaksa menyerahkan
persoalan ini kepada pengadilan setempat dan membuat surat tuntutan atau gugatan.
TUGAS TANGGAL 28 DESEMBER 2015
1. Buatlah sebuah surat berbentuk lekuk yang berisi surat perkenalan adanya sebuah biro jasa baru yang bergerak dalam buidang pengiriman barang. Surat itu ditujukan kepada lembaga yang dimungjkinkan menggunakan jasa perusahaan tersebut.
0 comments:
Post a Comment