SURAT SEKRETARIS
Pengertian Surat Sekretaris
Surat sekretaris
adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial,
dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai
pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga
punya wewenang untuk menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu
ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani
surat-surat intern ketatausahaan seperti:
1. Surat Undangan
a. Pengertian Surat
Undangan
Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu
acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering
digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian
gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru.
b. Tatacara Menulis
Surat Undangan
Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat
kegiatan bisnis adalah sebagai berikut:
a. Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah
dicetak maupun yang diketik.
b. Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal
pembuatannya.
c. Perlu mencantumkan perihal surat.
d. Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan
undangan.
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat
pelaksanaan kegiatan.
f. Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat
yang bertanggungjawab atas undangan tersebut.
c. Menulis Surat
Undangan di Kartu
Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan
berbagai ukuran) atau dengan menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan
menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan
dan gaya bahasa yang baik dan menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen
pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan
tidak mencolok dipandang mata.
d. Menyampaikan Surat
Undangan
Surat undangan biasanya disampaikan sebelum acara
dilaksanakan. Lazimnya tiga hari atau seminggu sebelum acara dimulai. Maksudnya
agar mereka yang diundang dapat mempersiapkan diri dan dapat mengambil
keputusan dengan pertimbangan baik, apakah mereka dapat atau tidak memenuhi
undangan tersebut.
Surat undangan dapat disampaikan melalui pos atau
diantarkan langsung oleh petugas khusus. Hal ini bergantung pada letak jarak
antara pengirim undangan.
27 Korespondensi Bahasa Indonesia
2. Surat Ucapan
Pada dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat,
permintaan maaf, maupun ucapan turut berduka cita, sama dengan penulisan
surat-surat yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat.
Surat ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas
biasa atau pada selembar kartu. Surat ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan
atau atas nama pribadi. Surat ucapan atas nama pribadi tentunya tidak
menggunakan kepala surat. Tulislah surat ucapan dengan bahasa yang menarik dan
takzim.
3. Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang isinya menyatakan
hal-hal atau fakta yang menyangkut suatu badan usaha atau instansi. Surat
referensi ini dibuat oleh suatu badan atau instansi atas permintaan suatu badan
atau instansi lain yang memerlukannya.
Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat
referensi sangat diperlukan. Gunanya adalah untuk membantu kreditur agar
memperoleh gambaran atau informasi mengenai keadaan calon pembeli, misalnya
mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang.
Sama halnya dengan surat-surat yang lain, surat
referensi juga memiliki isi dengan bagian-bagian surat yang lengkap. Isi surat
referensi harus disusun sebaik mungkin agar menimbulkan kesan sopan dan baik
dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang ada.
4. Memo dan Nota
Adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan intern
kantor/organisasi, pada umumnya tidak mencantumkan identitas kantor secara
lengkap.
5. Surat
Pemberitahuan, Pengumuman, dan Edaran
a. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi
pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari
suatu perusahaan atau instansi.
Jenis-jenis surat pemberitahuan:
1. Pemberitahuan nomor telepon
2. Pindah alamat
3. Pembukaan kantor cabang baru
4. Perubahan harga
5. Perubahan rekening nasabah bank
6. Penaikan dan penyusutan suku bunga bank
7. Pemberitahuan posisi saham
Bagi suatu organisasi, surat pemberitahuan dapat
dipakai untuk sasaran intern maupun sasaran ekstern.
Jika dari latar belakang penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam :
a. Pemberitahuan yang
isinya merupakan inisiatif pengiriman surat.
b. Pemberitahuan yang
isinya merupakan jawaban atas balasan surat yang telah diterima sebelumnya oleh
pengirim berita.
Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut:
1. Pembukaan, yaitu bagian
pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah pokok surat.
2. Isi, yaitu rincian, uraian, keterangan, atau
penjelasan dari masalah pokok yang diberitahukan.
3. Penutup, yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju
memaklumi hal yang disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas
pemberitahuan yang diterimanya.
b. Surat Pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman
mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu
unit.
Bagian-bagian surat pengumuman adalah sebagai berikut:
1. Bagian kepala surat memuat nama dan alamat yang
memberikan pengumuman, petunjuk, pengumuman, nomor pengumuman dan perihal
pengumuman.
2. Bagian isi memuat isi pengumuman
3. Bagian kaki memuat tanggal dan bulan pengumuman nama,
dan jabatan penanggung jawab yang memberikan pengumuman.
Perbedaan surat pengumuman dan surat pemberitahuan
terletak pada pemilihan bentuk, cara penyampaian, kelengkapan notasinya serta
sifat suratnya. Surat pemberitahuan pada umumnya:
1. Menggunakan bentuk perihal, sedangkan pengumuman
menggunakan sistem judul.
2. Pemberitahuan langsung kepada orang yang dituju, sedangkan pengumuman
umumnya disampaikan dengan cara menempel pada papan
pengumuman atau memasangnya sebagai iklan disurat kabar.
3. Ada beberapa surat pemberitahuan yang mencantumkan
notasi tembusan, sedangkan dalam pengumuman tidak.
4. Ada beberapa pemberitahuan yang isinya rahasia
sedangkan pengumuman tidak rahasia.
c. Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis
surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu
ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan.
Bentuk surat edaran dapat dibedakan menjadi 2 macam :
1. Surat edaran umum
2. Surat edaran
khusus
TUGAS TANGGAL 15 DESEMBER 2015
1. Carilah penjelasan yang berhubungan dengan memo dan
nota yang berhubungan dengan tugas seorang sekretaris. Sertakan contoh 2 memo
dan 2 nota. (bagi yang belum mendapatkan tugas ini pada pertemuan 8 – 12 2015)
2. Tulislah sebuah pengumuman yang berasal dari sebuah
lembaga yang berisi hari libur dalam waktu tertentu. . (bagi yang belum
mendapatkan tugas ini pada pertemuan 8 – 12 2015)
TUGAS TANGGAL 22 DESEMBER 2015
1. Buatlah sebuah surat pemberitahuan berbentuk resmi
baru dari sebuah lembaga ke lembaga lain yang isinya perpindahan alamat lembaga
tersebut. (bagi yang belum mendapatkan tugas ini pada pertemuan 8 – 12 2015)
SURAT-SURAT NIAGA
Surat niaga adalah surat-surat
yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta perusahaan-perusahaan
yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba. Usaha-usaha dapat
meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti
perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan lain-lain. Dalam dunia usaha,
surat niaga memegang peranan yang sangat penting, sebab hampir sebagian besar
berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat
menyurat. Adapun surat-surat niaga adalah sebagai berikut:
1. Surat Perkenalan
Surat yang dibuat oleh
penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil
produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan–keterangan
selengkapnya. Syarat untuk membuat surat perkenalan ialah:
1. Pergunakanlah bahasa yang sopan dan
hormat, jelas, singkat tetapi padat.
2. Perlu memperkenalkan:
a. Nama perusahaan.
b. Alamat perusahaan dan nomor telepon.
c. Bidang usaha.
d. Manfaat atas barang yang diperkenalkan.
3. Kapan perusahaan itu mulai bergerak
dalam usahanya.
4. Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa
barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.
5. Jika surat perkenalan dimaksudkan untuk
mengikuti tender, perlu dilampirkan:
a. Surat rekomendasi dari bank (garansi
bank).
b. Surat rekomendasi dari instansi yang
telah menjadi relasinya.
c. Susunan pengurus
perusahaan.
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan
penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon pembeli atau
organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta
harganya. Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran ialah
:
a. Menetapkan barang yang diperlukan.
b. Menentukan kapan barang diperlukan.
c. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat
penyerahan barang.
d. Menanyakan diskon.
e. Meminta daftar harga,
leaflet, brosur, katalog atau monster barang yang diperlukan.
3. Surat Penawaran
Adakalanya suatu
persaingan akan memaksa penjual untuk menawarkan dagangannya. Untuk menawarkan
dagangannya itu agar dapat ditempuh beberapa cara. Salah satu caranya adalah
dengan mengirimkan surat penawaran atau offerta. Penawaran itu
dapat dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli. Disamping
itu, dapat juga penjual sendiri yang harus aktif menawarkan dagangannya supaya
dikenal oleh umum (atas inisiatif sendiri). Surat penawaran sering juga disebut
dengan surat jual. Surat jual merupakan surat yang memuat atau menawarkan
barang-barang yang hendak dijual. Oleh karena itu, surat penawaran tidak harus
dibuat berdasarkan permintaan pembeli. Cara Menyusun Surat Penawaran :
Hendaknya disusun sebaik-baiknya agar
menarik perhatian pembeli.
Harus memuat keterangan-keterangan yang
lengkap dan jelas agar pembeli tidak ragu-ragu untuk membeli barang yang
ditawarkan kepadanya.
Jika perlu, dikirimkan contoh barang yang
ditawarkan agar pembeli merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan
dibelinya.
Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman
dan penyerahan barang
Memberikan potongan harga dengan syarat
pembayaran yang mudah dan ringan
Menyebutkan apakah harga
sudah termasuk pajak-pajak (PPN).
Umumnya surat penawaran
memuat:
a. nama dan macam barang;
b. kualitas barang;
c. banyaknya barang;
d. harga satuan;
e. syarat penyerahan barang;
f. syarat pembayaran;
g. sifat penawaran.
Penyusunan surat
penawaran berpedoman pada hal-hal berikut: 1). Hubungkanlah jawaban tersebut
dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaannya. 2). Berikanlah
keterangan-keterangan yang jelas tentang barang-barang yang ditawarkan secara
terperinci. 3). Lampirkanlah keterangan-keterangan yang dapat menunjang
keberhasilan penawaran, misalnya brosur-brosur. 4). Akhirilah surat dengan
ucapan terima kasih dan nyatakan penghargaan atas perhatiannya.
4. Surat Pesanan & Balasannya
Surat pesanan adalah
surat yang dikirimkan calon pembeli kepada penjual untuk membeli barang atau
jasa yang diperlukan. Surat pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli dan
memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual pun berusaha menanggapi isi
surat tersebut untuk menunjukkan kesanggupan kepada pihak penjual. Hal-hal yang
perlu dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan:
a. Apakah persediaan uang cukup atau tidak
b. Apakah barang yang dipesan sesuai
kebutuhan
c. Bagaimana dengan syarat pembayaran
d. Bagaimana cara
pengiriman dan penyerahannya.
5. Surat Tuntutan/Klaim
Surat klaim adalah surat
yang sifatnya pemberitahuan pihak penjual yang isinya mengenai penerimaan
barang karena tidak sesuai dengan pesanan. Surat klaim biasanya disertai dengan
permintaan ganti rugi. Dasar pembuatan surat klaim:
a. Pengiriman barang terlambat
b. Barang yang dikirim tidak sesuai dengan
pesanan
c. Adanya kerusakan barang yang dikirim
d. Adanya kekurangan barang yang dikirim
(baik beratnya maupun jumlah)
e. Adanya kesalahan mutu
atau kualitas barang yang dikirim
6. Surat Tagihan
Surat penagihan adalah
surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak pembeli ketika pembeli belum
memenuhi kewajibannya membayar uang atas barang-barang yang diterimanya,
walaupun jangka waktu pembayaran sudah melampaui batas waktu yang sudah
disepakati bersama. Bahasa yang digunakan dalam menuliskan surat penagihan
haruslah sopan dan ramah, mencerminkan maksud yang pasti dan tindakan yang
hati-hati. Jika hal tersebut diperhatikan, kemungkinan akan berhasil tanpa
merugikan hubungan baik yang telah dibina sebelumnya. Pemakaian bahasa yang
baik dimaksudkan supaya kreditur tidak hanya memperoleh uangnya, tetapi juga
mempertahankan goodwill atau hubungan baiknya. Ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan apabila membuat surat penagihan antara lain:
a. Mempergunakan
kata-kata yang sopan dan ramah.
b. Perlu membuat catatan
yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai:
1). Nomor dan tanggal
faktur yang belum dilunasi pembayarannya; 2). Jumlah uang yang belum dilunasi;
3). Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi pembayaran faktur tersebut
yang tercantum dalam surat perjanjian sebelumnya.
c. Satu minggu sebelum
waktu pelunasan, penjual membuat surat penagihan pertama yang sifatnya
mengingatkan pembeli.
d. Apabila surat
penagihan pertama belum mendapatkan jawaban, penjual dapat menyusulkan surat
tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama.
e. Apabila surat
penagihan kedua ini pun belum mendapatkan jawaban yang memuaskan, kreditur
dapat membuat surat tagihan ketiga yang sifatnya penegasan dengan melampirkan
fotokopi surat tagihan pertama dan kedua.
f. Apabila surat tagihan
ketiga ini pun belum mendapatkan jawaban sebagimana mestinya, kreditur membuat
surat tagihan keempat dengan terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada
pengadilan setempat dan membuat surat tuntutan atau gugatan.
TUGAS TANGGAL 29
DESEMBER 2015
1. Buatlah sebuah surat
berbentuk lekuk yang berisi surat perkenalan adanya sebuah biro jasa baru yang
bergerak dalam buidang pengiriman barang. Surat itu ditujukan kepada lembaga
yang dimungjkinkan menggunakan jasa perusahaan tersebut.
0 comments:
Post a Comment