SURAT SEKRETARIS
Pengertian Surat Sekretaris
Surat sekretaris
adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial,
dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai
pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga
punya wewenang untuk menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu
ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani
surat-surat intern ketatausahaan seperti:
1. Surat Undangan
a. Pengertian Surat
Undangan
Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu
acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering
digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian
gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru.
b. Tatacara Menulis
Surat Undangan
Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat
kegiatan bisnis adalah sebagai berikut:
a. Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah
dicetak maupun yang diketik.
b. Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal
pembuatannya.
c. Perlu mencantumkan perihal surat.
d. Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan
undangan.
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat
pelaksanaan kegiatan.
f. Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat
yang bertanggungjawab atas undangan tersebut.
c. Menulis Surat
Undangan di Kartu
Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan
berbagai ukuran) atau dengan menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan
menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan
dan gaya bahasa yang baik dan menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen
pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan
tidak mencolok dipandang mata.
d. Menyampaikan Surat
Undangan
Surat undangan biasanya disampaikan sebelum acara
dilaksanakan. Lazimnya tiga hari atau seminggu sebelum acara dimulai. Maksudnya
agar mereka yang diundang dapat mempersiapkan diri dan dapat mengambil
keputusan dengan pertimbangan baik, apakah mereka dapat atau tidak memenuhi
undangan tersebut.
Surat undangan dapat disampaikan melalui pos atau
diantarkan langsung oleh petugas khusus. Hal ini bergantung pada letak jarak
antara pengirim undangan.
27 Korespondensi Bahasa Indonesia
2. Surat Ucapan
Pada dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat,
permintaan maaf, maupun ucapan turut berduka cita, sama dengan penulisan
surat-surat yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat.
Surat ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas
biasa atau pada selembar kartu. Surat ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan
atau atas nama pribadi. Surat ucapan atas nama pribadi tentunya tidak
menggunakan kepala surat. Tulislah surat ucapan dengan bahasa yang menarik dan
takzim.
3. Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang isinya menyatakan
hal-hal atau fakta yang menyangkut suatu badan usaha atau instansi. Surat
referensi ini dibuat oleh suatu badan atau instansi atas permintaan suatu badan
atau instansi lain yang memerlukannya.
Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat
referensi sangat diperlukan. Gunanya adalah untuk membantu kreditur agar
memperoleh gambaran atau informasi mengenai keadaan calon pembeli, misalnya
mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang.
Sama halnya dengan surat-surat yang lain, surat
referensi juga memiliki isi dengan bagian-bagian surat yang lengkap. Isi surat
referensi harus disusun sebaik mungkin agar menimbulkan kesan sopan dan baik
dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang ada.
4. Memo dan Nota
Adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan intern
kantor/organisasi, pada umumnya tidak mencantumkan identitas kantor secara
lengkap.
5. Surat
Pemberitahuan, Pengumuman, dan Edaran
a. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi
pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari
suatu perusahaan atau instansi.
Jenis-jenis surat pemberitahuan:
1. Pemberitahuan nomor telepon
2. Pindah alamat
3. Pembukaan kantor cabang baru
4. Perubahan harga
5. Perubahan rekening nasabah bank
6. Penaikan dan penyusutan suku bunga bank
7. Pemberitahuan posisi saham
Bagi suatu organisasi, surat pemberitahuan dapat
dipakai untuk sasaran intern maupun sasaran ekstern.
Jika dari latar belakang penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam :
a. Pemberitahuan yang
isinya merupakan inisiatif pengiriman surat.
b. Pemberitahuan yang
isinya merupakan jawaban atas balasan surat yang telah diterima sebelumnya oleh
pengirim berita.
Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut:
1. Pembukaan, yaitu bagian
pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah pokok surat.
2. Isi, yaitu rincian, uraian, keterangan, atau
penjelasan dari masalah pokok yang diberitahukan.
3. Penutup, yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju
memaklumi hal yang disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas
pemberitahuan yang diterimanya.
b. Surat Pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman
mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu
unit.
Bagian-bagian surat pengumuman adalah sebagai berikut:
1. Bagian kepala surat memuat nama dan alamat yang
memberikan pengumuman, petunjuk, pengumuman, nomor pengumuman dan perihal
pengumuman.
2. Bagian isi memuat isi pengumuman
3. Bagian kaki memuat tanggal dan bulan pengumuman nama,
dan jabatan penanggung jawab yang memberikan pengumuman.
Perbedaan surat pengumuman dan surat pemberitahuan
terletak pada pemilihan bentuk, cara penyampaian, kelengkapan notasinya serta
sifat suratnya. Surat pemberitahuan pada umumnya:
1. Menggunakan bentuk perihal, sedangkan pengumuman
menggunakan sistem judul.
2. Pemberitahuan langsung kepada orang yang dituju, sedangkan pengumuman
umumnya disampaikan dengan cara menempel pada papan
pengumuman atau memasangnya sebagai iklan disurat kabar.
3. Ada beberapa surat pemberitahuan yang mencantumkan
notasi tembusan, sedangkan dalam pengumuman tidak.
4. Ada beberapa pemberitahuan yang isinya rahasia
sedangkan pengumuman tidak rahasia.
c. Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis
surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu
ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan.
Bentuk surat edaran dapat dibedakan menjadi 2 macam :
1. Surat edaran umum
2. Surat edaran
khusus
TUGAS TANGGAL 18 DESEMBER 2015
1. Carilah penjelasan yang berhubungan dengan memo dan
nota yang berhubungan dengan tugas seorang sekretaris. Sertakan contoh 2 memo
dan 2 nota. (bagi yang belum mendapatkan tugas ini pada pertemuan 8 – 12 2015)
2. Tulislah sebuah pengumuman yang berasal dari sebuah
lembaga yang berisi hari libur dalam waktu tertentu. . (bagi yang belum
mendapatkan tugas ini pada pertemuan 8 – 12 2015)
0 comments:
Post a Comment