SURAT SEKRETARIS

SURAT SEKRETARIS

Pengertian Surat Sekretaris

Surat sekretaris adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi; niaga, sosial, dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat sebagai pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh pimpinan. Namun sekretaris juga punya wewenang untuk menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani surat-surat intern ketatausahaan seperti:

1.        Surat Undangan

a.        Pengertian Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru.

b.        Tatacara Menulis Surat Undangan

Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis adalah sebagai berikut:

a.    Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah dicetak maupun yang diketik.

b.    Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya.

c.    Perlu mencantumkan perihal surat.

d.    Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan undangan.

e.    Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan.

f.     Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas undangan tersebut.

c.         Menulis Surat Undangan di Kartu

Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai ukuran) atau dengan menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan dan gaya bahasa yang baik dan menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata.

d.        Menyampaikan Surat Undangan

Surat undangan biasanya disampaikan sebelum acara dilaksanakan. Lazimnya tiga hari atau seminggu sebelum acara dimulai. Maksudnya agar mereka yang diundang dapat mempersiapkan diri dan dapat mengambil keputusan dengan pertimbangan baik, apakah mereka dapat atau tidak memenuhi undangan tersebut.

Surat undangan dapat disampaikan melalui pos atau diantarkan langsung oleh petugas khusus. Hal ini bergantung pada letak jarak antara pengirim undangan.

27                                                                                           Korespondensi Bahasa Indonesia

2.        Surat Ucapan

Pada dasarnya surat ucapan, baik ucapan selamat, permintaan maaf, maupun ucapan turut berduka cita, sama dengan penulisan surat-surat yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat.

Surat ucapan dapat ditulis atau dicetak pada kertas biasa atau pada selembar kartu. Surat ucapan dapat dibuat atas nama suatu badan atau atas nama pribadi. Surat ucapan atas nama pribadi tentunya tidak menggunakan kepala surat. Tulislah surat ucapan dengan bahasa yang menarik dan takzim.

3.         Surat Referensi

Surat referensi adalah surat yang isinya menyatakan hal-hal atau fakta yang menyangkut suatu badan usaha atau instansi. Surat referensi ini dibuat oleh suatu badan atau instansi atas permintaan suatu badan atau instansi lain yang memerlukannya.

Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat referensi sangat diperlukan. Gunanya adalah untuk membantu kreditur agar memperoleh gambaran atau informasi mengenai keadaan calon pembeli, misalnya mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang.

Sama halnya dengan surat-surat yang lain, surat referensi juga memiliki isi dengan bagian-bagian surat yang lengkap. Isi surat referensi harus disusun sebaik mungkin agar menimbulkan kesan sopan dan baik dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang ada.

4.         Memo dan Nota

Adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan intern kantor/organisasi, pada umumnya tidak mencantumkan identitas kantor secara lengkap.

5.        Surat Pemberitahuan, Pengumuman, dan Edaran

a.   Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.

Jenis-jenis surat pemberitahuan:

1.    Pemberitahuan nomor telepon

2.    Pindah alamat

3.    Pembukaan kantor cabang baru

4.    Perubahan harga

5.    Perubahan rekening nasabah bank

6.    Penaikan dan penyusutan suku bunga bank

7.    Pemberitahuan posisi saham

Bagi suatu organisasi, surat pemberitahuan dapat dipakai untuk sasaran intern maupun sasaran ekstern.

Jika dari latar belakang penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam :

a.       Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengiriman surat.

b.       Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atas balasan surat yang telah diterima sebelumnya oleh pengirim berita.

Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut:

1.    Pembukaan, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah pokok surat.

2.    Isi, yaitu rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang diberitahukan.

3.    Penutup, yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas pemberitahuan yang diterimanya.

b.   Surat Pengumuman

Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pengumuman mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota/warga suatu unit.

Bagian-bagian surat pengumuman adalah sebagai berikut:

1.    Bagian kepala surat memuat nama dan alamat yang memberikan pengumuman, petunjuk, pengumuman, nomor pengumuman dan perihal pengumuman.

2.    Bagian isi memuat isi pengumuman

3.    Bagian kaki memuat tanggal dan bulan pengumuman nama, dan jabatan penanggung jawab yang memberikan pengumuman.

Perbedaan surat pengumuman dan surat pemberitahuan terletak pada pemilihan bentuk, cara penyampaian, kelengkapan notasinya serta sifat suratnya. Surat pemberitahuan pada umumnya:

1.    Menggunakan bentuk perihal, sedangkan pengumuman menggunakan sistem judul.

2.    Pemberitahuan  langsung  kepada  orang  yang  dituju,  sedangkan  pengumuman

umumnya disampaikan dengan cara menempel pada papan pengumuman atau memasangnya sebagai iklan disurat kabar.

3.    Ada beberapa surat pemberitahuan yang mencantumkan notasi tembusan, sedangkan dalam pengumuman tidak.

4.    Ada beberapa pemberitahuan yang isinya rahasia sedangkan pengumuman tidak rahasia.

c.    Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu kepada bawahan atau karyawan.

Bentuk surat edaran dapat dibedakan menjadi 2 macam :

1.       Surat edaran umum

2.       Surat edaran khusus

  (SUMBER: KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA-LPBM STMIK TEKNOKRAT)

SURAT NIAGA

SURAT-SURAT NIAGA

Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba.

Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan lain-lain.

Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang sangat penting, sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat menyurat. Adapun surat-surat niaga adalah sebagai berikut:

1.        Surat Perkenalan

Surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan–keterangan selengkapnya.

Syarat untuk membuat surat perkenalan ialah:

1.    Pergunakanlah bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat tetapi padat.

2.    Perlu memperkenalkan:

a.    Nama perusahaan.

b.    Alamat perusahaan dan nomor telepon.

c.    Bidang usaha.

d.    Manfaat atas barang yang diperkenalkan.

3.    Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.

4.    Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.

5.    Jika surat perkenalan dimaksudkan untuk mengikuti tender, perlu dilampirkan:

a.    Surat rekomendasi dari bank (garansi bank).

b.    Surat rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasinya.

c.    Susunan pengurus perusahaan.

2.        Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon pembeli atau

organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya. Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran ialah :

a.      Menetapkan barang yang diperlukan.

b.      Menentukan kapan barang diperlukan.

c.      Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.

d.      Menanyakan diskon.

e.      Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog atau monster barang yang diperlukan.

                 

3.        Surat Penawaran

Adakalanya suatu persaingan akan memaksa penjual untuk menawarkan dagangannya. Untuk menawarkan dagangannya itu agar dapat ditempuh beberapa cara. Salah satu caranya adalah dengan mengirimkan surat penawaran atau offerta. Penawaran itu dapat dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli. Disamping itu, dapat juga penjual sendiri yang harus aktif menawarkan dagangannya supaya dikenal oleh umum (atas inisiatif sendiri).

Surat penawaran sering juga disebut dengan surat jual. Surat jual merupakan surat yang memuat atau menawarkan barang-barang yang hendak dijual. Oleh karena itu, surat penawaran tidak harus dibuat berdasarkan permintaan pembeli.

Cara Menyusun Surat Penawaran :

Hendaknya disusun sebaik-baiknya agar menarik perhatian pembeli.

Harus memuat keterangan-keterangan yang lengkap dan jelas agar pembeli tidak ragu-

ragu untuk membeli barang yang ditawarkan kepadanya.

 Jika perlu, dikirimkan contoh barang yang ditawarkan agar pembeli merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan dibelinya.

Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman dan penyerahan barang Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan Menyebutkan apakah harga sudah termasuk pajak-pajak (PPN).

Umumnya surat penawaran memuat:

a.    nama dan macam barang;

b.   kualitas barang;

c.    banyaknya barang;

d.   harga satuan;

e.    syarat penyerahan barang;

f.    syarat pembayaran;

g.    sifat penawaran.

Penyusunan surat penawaran berpedoman pada hal-hal berikut:

1). Hubungkanlah jawaban tersebut dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaannya.

2). Berikanlah keterangan-keterangan yang jelas tentang barang-barang yang ditawarkan secara terperinci.

3). Lampirkanlah keterangan-keterangan yang dapat menunjang keberhasilan penawaran, misalnya brosur-brosur.

4). Akhirilah surat dengan ucapan terima kasih dan nyatakan penghargaan atas perhatiannya.

4.        Surat Pesanan & Balasannya

Surat pesanan adalah surat yang dikirimkan calon pembeli kepada penjual untuk membeli barang atau jasa yang diperlukan.

Surat pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli dan memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual pun berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk menunjukkan kesanggupan kepada pihak penjual.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan:

a.      Apakah persediaan uang cukup atau tidak

b.      Apakah barang yang dipesan sesuai kebutuhan

c.      Bagaimana dengan syarat pembayaran

d.      Bagaimana cara pengiriman dan penyerahannya.

5.        Surat Tuntutan/Klaim

Surat klaim adalah surat yang sifatnya pemberitahuan pihak penjual yang isinya mengenai penerimaan barang karena tidak sesuai dengan pesanan. Surat klaim biasanya disertai dengan permintaan ganti rugi.

Dasar pembuatan surat klaim:

a.      Pengiriman barang terlambat

b.      Barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan

c.      Adanya kerusakan barang yang dikirim

d.      Adanya kekurangan barang yang dikirim (baik beratnya maupun jumlah)

e.      Adanya kesalahan mutu atau kualitas barang yang dikirim

6.        Surat Tagihan

Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak pembeli ketika pembeli belum memenuhi kewajibannya membayar uang atas barang-barang yang diterimanya, walaupun jangka waktu pembayaran sudah melampaui batas waktu yang sudah disepakati bersama.

Bahasa yang digunakan dalam menuliskan surat penagihan haruslah sopan dan ramah, mencerminkan maksud yang pasti dan tindakan yang hati-hati. Jika hal tersebut diperhatikan, kemungkinan akan berhasil tanpa merugikan hubungan baik yang telah dibina sebelumnya. Pemakaian bahasa yang baik dimaksudkan supaya kreditur tidak hanya memperoleh uangnya, tetapi juga mempertahankan goodwill atau hubungan baiknya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila membuat surat penagihan antara lain:

a.    Mempergunakan kata-kata yang sopan dan ramah.

b.    Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai: 1). Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya;

2).  Jumlah uang yang belum dilunasi;

3). Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi pembayaran faktur tersebut yang tercantum dalam surat perjanjian sebelumnya.

43                                                                                           Korespondensi Bahasa Indonesia

c.    Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat surat penagihan pertama yang sifatnya mengingatkan pembeli.

d.   Apabila surat penagihan pertama belum mendapatkan jawaban, penjual dapat menyusulkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama.

e.    Apabila surat penagihan kedua ini pun belum mendapatkan jawaban yang memuaskan, kreditur dapat membuat surat tagihan ketiga yang sifatnya penegasan dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama dan kedua.

f.    Apabila surat tagihan ketiga ini pun belum mendapatkan jawaban sebagimana mestinya, kreditur membuat surat tagihan keempat dengan terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada pengadilan setempat dan membuat surat tuntutan atau gugatan.

7.        Dokumen Niaga

a.    Faktur

Faktur adalah ikhtisar sejumlah barang yang sudah dikirim kepada pemesan. Faktur terdiri atas bagian-bagian kepala faktur, tanggal, nomor, alamat tujuan, isi dan perincian barang, tanda tangan, dan penutup (biasanya menyatakan faktur tersebut telah dilunasi).

Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai faktur adalah sebagai berikut:

a.    Harus dibuat atas nama pemohon kredit (pembeli), kecuali ada ketentuan lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.

b.    Keterangan-keterangan barang pada faktur harus sama dan sesuai dengan keterangan-keterangan yang tertera dalam surat pesanan.

c.    Keterangan tentang harga pokok, potongan, nomor pokok wajib pajak (NPWP), materai seperlunya dan mencantumkan petunjuk tertentu.

d.    Faktur dianggap sah bila ditandatangani oleh yang berhak menjual atau kuasanya dan dibubuhi stempel oleh penjual.

e.    Pada umumnya faktur dibuat rangkap tiga dengan perincian penggunaan sebagai berikut: salinan berwarna diberikan sebagai arsip bagian penjualan, untuk pembeli barang yang sudah melunasi pembayarannya, dan untuk laporan keuangan pada bagian penjualan.

b.    Kuitansi

Kuitansi adalah tanda penerimaan pembayaran atau bukti pembayaran yang dikeluarkan atau diberikan oleh yang menerima uang. Pihak yang membayar atau menerima kuitansi biasanya dibebankan tambahan pembayaran materai sebanyak yang ditentukan oleh peraturan. Kuitansi biasanya ditulis dengan beberapa rekaman karbon sesuai dengan keperluan.

Di dalam kuitansi harus memuat:

a.    nomor kuitansi;

b.    nama orang yang membayar dan alamatnya;

c.    jumlah orang yang dibayarnya (dinyatakan dalam huruf dan angka);

d.    tujuan pembayaran;

e.    tempat dan tanggal pengeluaran kuitansi;

f.     tanda tangan yang menerima.

C.   Packing List

Packing list disebut juga dengan daftar perincian harga barang. Daftar perincian harga barang adalah suatu data yang berguna untuk mengetahui jenis barang yang sudah dikirimkan, berat dan isinya, serta dapat dijadikan petunjuk bagi petugas bea cukai pada saat pemeriksaan. Daftar perincian barang biasanya berbentuk kolom-kolom yang berisikan: nomor faktur, nomor peti; isi atau nama barang; ukuran peti; berat (neto atau bruto). 

(SUMBER kORESPONDENSI BAHASA INDONESIA-LPBM STMIK TEKNOKRAT)